リプレースの体験談

管理会社変更に至るまで

こちらのマンションとの関わりは、当時の管理会社から充分なサポートがなく、委託した業務も適正に行われていないため、生活環境の改善及び適正な事業計画・予算案への見直しを進めるため新しい管理会社を探しているとのご相談をいただいたことから始まりました。

具体的に状況をお伺いすると、「清掃員が来ていない」「照明が切れたままになっている」「竣工後のアフター点検が進まない」など多くの不満を感じられている状況であったため、当社としてはまずはマンションにお伺いし、実際の管理状況を確認させていただくと共に、管理組合で保管されている会計書類等を基に事業計画や予算案について問題点を整理するところからご協力させていただきました。

個々の問題点にはここでは触れませんが、確かに多くの問題があり、早急に改善していく必要があると感じましたが、一度に全ての問題を解決することは難しい状況であったため、まずはそれぞれの問題を整理した上でそれぞれの対策について、優先順位をつけご提案申しあげた結果、当社をご信頼いただくことができました。

その後のお打ち合わせの中では、限られた予算の中で日常生活に支障がないよう“適正かつ最低限”の業務内容と金額をご提案させていただき、数年後に管理費会計が赤字になるという大きな問題も避けられることから管理委託契約のご締結をいただくこととなりました。

実施内容・成果

管理開始から数日間は毎日マンションを訪問し、今までの汚れが特に目立っていた駐輪場や館内廊下などを清掃員や巡回スタッフの協力のもとに重点的に清掃を行い、ゴミ置き場の整備や管理室内の整理も含め、清潔な環境を整備していくことに力を注ぎました。

その後は、収支の正常化に向け、管理費等未収金回収、共用部電気料・電話料削減、駐輪場使用料徴収(管理規約上、有料となっていた駐輪場使用料がほとんど徴収されていなかったため)等を順次進めており、現在では、将来に向けて『長期修繕計画』を取りまとめ、理事の方々と共に修繕積立金資金計画を精査しているところです。

今後もより一層ご信頼をいただけるように管理組合にとって何が最適なのかを考え、ご期待に添えるアドバイスをしていきたいと思います。

管理会社変更に至るまで

こちらのマンションは、以前の管理会社のフロント担当の動きが悪く、管理組合からの依頼事項への対応が遅いこと及びフロント担当者が短期間で変更され、継続的な協議が円滑に行えないことに将来的な不安を感じ、管理会社の変更をご検討されている管理組合でした。

管理会社選考では、各社からの提案資料を基に管理組合にて選考を行い、大手管理会社2社との競合の結果、当社をご選択いただき、臨時総会にて管理委託契約のご承認をいただきました。あとで選考理由をお伺いさせていただくと、細かなところまで気を配り、居住者の立場で提案をしてくれた事と[営業担当者]がそのまま[フロント担当者]を務めるシステムが評価をいただいたとのことでした。

実施内容・成果

こちらのマンションは総会にはほとんどの組合員が出席されるとても熱心な管理組合で、当社をご選択いただいた理由からも担当者としてはとてもやりがいのあるマンションであると感じながら日々業務を行っております。

更にそんな姿勢を見ていただいているからか、居住者の方とマンションでお会いすると「お世話になります」「いつもありがとうございます」といつも温かいお言葉をかけていただけるので、とても気持ちよくお仕事をさせていただいています。

現在は、給水方式の変更について協議されておりますが、生活上不可欠な『水』という失敗があってはならない設備でありますので、積極的に一人ひとりからご意見を聞く機会を設けながら総会にて全員から賛成をいただけるようにサポートしております。

今後は、大規模修繕工事も控えているマンションであるため、居住者の皆様にご満足いただける工事になるよう合意形成から資金計画立案等に関して一級建築士事務所と協力し、管理会社としての役割をしっかり果たしていきたいと考えております。

管理会社変更に至るまで

こちらのマンション管理組合と顧問契約をされているマンション管理士の方から、マンションから所在地の近い管理会社で細かな部分まで対応してもらえる管理会社を探しているとのお問い合わせでした。

以前の管理会社は、会計決算報告などもなされておらず、総会の開催のサポートもされないために管理組合として総会が開催できない状況であることに加え、修繕履歴・修繕計画がなく行き当たりばったりの修繕工事をしていることに不信感が高まり、管理会社を変更することとなったとのことでした。

後日お聞きしましたが、管理会社選考にあたっては、大手・準大手を含め合計4社へ見積を依頼したが、内2社からは辞退の申し入れがあったため、最終的には準大手1社と当社からの提案・見積金額を比較することとなり、最終的には見積金額に大きな差があったことと管理に対する積極的な提案が理事会の希望に合致したところが選考理由だったそうです。

実施内容・成果

管理開始以降は、マンション管理士の方と協力し、管理組合運営を正常化させるために、まずは管理組合の手元の資料から過去2年分の決算資料を作成することから始め、並行して修繕計画や管理規約改定等を進めました。

当初は、必要な計画修繕の多くが実施されていない状況にもかかわらず、修繕積立金が700万円程度しか残っておらず、正直なところ、修繕工事を実施していくには相当苦労すると感じていました。しかしながら、組合員の皆様がとても熱心に耳を傾けてくださり、工事の必要性を充分にご理解いただくことができたことから、非常に稀なケースですが、修繕積立金の大幅な増額、多額の一時金徴収、住宅金融支援機構からの融資を合わせて実行し、エレベーター改修工事・防水工事・給水管更新工事・排水管更生工事・エントランスグレードアップ工事を進めることについて満場一致で総会承認され、現在はあとエントランスグレードアップ工事を残すのみとなっている状況です。

今回の案件を通じ、小規模なマンションということが通常の管理会社にとってはマイナスに思われがちで敬遠されることも多々あるようですが、小規模なマンションだからこそ組合員の一人ひとりが自分のマンションであるとの意識が高く、それをサポートさせていただくこの仕事のやりがいと重要性を再認識できたことは、とても貴重な経験であり、今回ご契約を頂いたことに大変感謝しております。

今後は、外壁補修をどのように進めていくかという課題はありますが、今まで以上に精一杯サポートさせていただき、居住者の皆様の生活環境が更に向上するよう努めて参りたいと思います。